Zasady przetwarzania danych osobowych

1. Kto jest administratorem danych osobowych?

Administratorem Państwa danych osobowych jest:

BioStyle Janusz Polek
ul. Wiśnicka 33A
32-700 Bochnia
NIP: 868-154-30-70
REGON: 851778060

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można skontaktować się z nami:

e-mail: biuro@ebiostyle.com
tel. 737 471 719
lub korespondencyjnie na adres siedziby firmy.

2. Skąd otrzymujemy Państwa dane?

Dane osobowe otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od Państwa.

Dane mogą być przekazywane podczas:

• rejestracji konta w sklepie internetowym,
• składania zamówienia,
• dokonywania płatności,
• kontaktu telefonicznego lub e-mailowego,
• składania reklamacji lub innych zgłoszeń,
• zapisywania się na newsletter,
• korzystania ze sklepu internetowego.

W niektórych przypadkach możemy również otrzymać dane z publicznie dostępnych rejestrów i źródeł, w szczególności rejestrów przedsiębiorców, jeżeli jest to niezbędne do prawidłowej realizacji zamówienia lub współpracy handlowej.

3. Jakie dane osobowe możemy przetwarzać?

W zależności od rodzaju kontaktu lub świadczonej usługi możemy przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko,
• nazwę firmy,
• adres siedziby, zamieszkania lub adres korespondencyjny,
• adres dostawy,
• numer NIP i REGON,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• dane dotyczące zamówień i historii transakcji,
• informacje o zakupionych produktach,
• wykorzystane kody rabatowe i przyznane rabaty,
• informacje dotyczące wybranego sposobu płatności i dostawy,
• dane dotyczące płatności, jeżeli są widoczne w dokumentacji transakcji,
• dane zawarte w fakturach i innych dokumentach sprzedaży,
• historię korespondencji i kontaktów z nami,
• dane związane z reklamacjami i innymi zgłoszeniami,
• opinie i wiadomości przekazywane dobrowolnie przez klienta,
• adres IP oraz podstawowe dane techniczne dotyczące urządzenia i przeglądarki,
• informacje dotyczące korzystania ze sklepu internetowego, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy i ustawienia plików cookies.

Prosimy nie przekazywać nam danych osobowych, które nie są niezbędne do realizacji zamówienia lub załatwienia danej sprawy.

4. W jakich celach i na jakiej podstawie przetwarzamy dane?

Państwa dane osobowe możemy przetwarzać w następujących celach:

Rejestracja i prowadzenie konta klienta
– w celu świadczenia usług drogą elektroniczną i obsługi konta klienta.
Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Przyjęcie i realizacja zamówienia
– w celu zawarcia i wykonania umowy sprzedaży, przygotowania zamówienia, przyjęcia płatności oraz dostarczenia towaru.
Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Wystawianie faktur i prowadzenie dokumentacji księgowej oraz podatkowej
– w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym przepisów podatkowych i rachunkowych oraz, jeżeli ma to zastosowanie, obowiązków związanych z Krajowym Systemem e-Faktur – KSeF.
Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Obsługa reklamacji i innych zgłoszeń
– w celu rozpatrzenia reklamacji, udzielenia odpowiedzi oraz wykonania obowiązków związanych z zawartą umową.
Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO.

Kontakt i obsługa klientów
– w celu udzielania odpowiedzi na pytania, przygotowania ofert i prowadzenia bieżącej korespondencji.
Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze klientów i prowadzeniu komunikacji handlowej.

Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami
– w celu ochrony praw firmy BioStyle oraz praw klientów.
Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Zapewnienie bezpieczeństwa sklepu internetowego
– w szczególności w celu diagnozowania błędów technicznych, zapobiegania nadużyciom oraz ochrony systemów informatycznych.
Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Newsletter i informacje handlowe
– jeżeli wyrażą Państwo odpowiednią zgodę, możemy przesyłać informacje o produktach, promocjach, nowościach i ofertach BioStyle.
Podstawą przetwarzania danych jest zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Wyrażoną zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach jest niezbędne do realizacji określonej usługi.

Bez podania danych potrzebnych do realizacji zamówienia nie będziemy mogli przyjąć i zrealizować zamówienia.

Podanie danych wymaganych do wystawienia faktury może być konieczne w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Podanie danych w celu otrzymywania newslettera jest całkowicie dobrowolne.

6. Komu możemy przekazywać dane osobowe?

Dane osobowe przekazujemy wyłącznie podmiotom, które uczestniczą w realizacji zamówienia, obsłudze sklepu lub wykonaniu obowiązków prawnych.

Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

• firmy kurierskie, pocztowe i logistyczne, w szczególności InPost, DPD, DHL, Poczta Polska i ORLEN Paczka,
• dostawcy hostingu, oprogramowania sklepu internetowego, systemów informatycznych oraz usług technicznych,
• operatorzy płatności, w tym PayPro S.A. – Przelewy24, oraz banki uczestniczące w realizacji płatności,
• podmioty świadczące usługi księgowe i rachunkowe,
• dostawcy poczty elektronicznej i usług komunikacyjnych,
• podmioty świadczące usługi prawne, windykacyjne lub doradcze, jeżeli jest to konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
• organy publiczne oraz inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa,
• systemy administracji publicznej, w tym Krajowy System e-Faktur, w przypadkach wymaganych obowiązującymi przepisami.

Każdemu podmiotowi przekazujemy dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania określonego zadania lub obowiązku.

7. Jak długo przechowujemy dane?

Okres przechowywania danych zależy od celu, w jakim dane są przetwarzane.

Dane związane z kontem klienta
przetwarzamy przez okres korzystania z konta, a po jego zakończeniu przez okres niezbędny do wykonania obowiązków prawnych lub ochrony przed ewentualnymi roszczeniami.

Dane związane z zamówieniami i sprzedażą
przechowujemy przez okres realizacji umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa oraz okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Dokumentację księgową i podatkową
przechowujemy przez okres wymagany obowiązującymi przepisami prawa.

Dane związane z reklamacjami
przechowujemy przez okres niezbędny do rozpatrzenia sprawy, a następnie przez okres związany z możliwością dochodzenia roszczeń.

Korespondencję
możemy przechowywać przez okres niezbędny do załatwienia sprawy oraz przez czas potrzebny do ochrony przed ewentualnymi roszczeniami.

Dane wykorzystywane na podstawie zgody
przetwarzamy do czasu wycofania zgody, chyba że istnieje inna podstawa prawna do dalszego przechowywania określonych danych.

Dane przetwarzane w celach marketingu bezpośredniego
przetwarzamy do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub wycofania odpowiedniej zgody.

8. Jakie prawa Państwu przysługują?

W zależności od podstawy i sposobu przetwarzania danych mogą Państwu przysługiwać następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych osobowych,
• prawo otrzymania kopii danych,
• prawo sprostowania nieprawidłowych danych,
• prawo uzupełnienia niekompletnych danych,
• prawo żądania usunięcia danych,
• prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo do przenoszenia danych – w przypadkach określonych w RODO,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
• prawo wycofania zgody w dowolnym momencie.

Poszczególne prawa nie mają zastosowania w każdej sytuacji. Przykładowo nie możemy usunąć danych, które jesteśmy zobowiązani przechowywać na podstawie przepisów podatkowych lub rachunkowych.

W celu skorzystania ze swoich praw prosimy o kontakt:

e-mail: biuro@ebiostyle.com

Możemy poprosić o przekazanie dodatkowych informacji niezbędnych do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie, jeżeli będzie to konieczne dla ochrony danych osobowych.

9. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza obowiązujące przepisy, mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Prawo do sprzeciwu

Jeżeli przetwarzamy dane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją.

W przypadku przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania.

Po otrzymaniu sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego zaprzestaniemy przetwarzania danych w tym celu.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy wobec Państwa decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływających, opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych.

12. Pliki cookies

Sklep internetowy może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie przechowujące informacje lub uzyskujące dostęp do informacji znajdujących się na urządzeniu użytkownika.

Pliki cookies to niewielkie informacje zapisywane na urządzeniu, z którego korzystają Państwo podczas odwiedzania sklepu internetowego.

Możemy wykorzystywać następujące rodzaje plików cookies:

Niezbędne pliki cookies
umożliwiają prawidłowe działanie sklepu, logowanie do konta, utrzymanie sesji, obsługę koszyka oraz korzystanie z funkcji sklepu.

W zakresie, w jakim pliki cookies są konieczne do dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika, mogą być stosowane bez uzyskania dodatkowej zgody.

Funkcjonalne pliki cookies
mogą służyć do zapamiętywania wybranych ustawień i preferencji użytkownika.

Analityczne pliki cookies
mogą pomagać nam analizować sposób korzystania ze sklepu, liczbę odwiedzin oraz działanie poszczególnych podstron.

Marketingowe pliki cookies
mogą być wykorzystywane do pomiaru skuteczności działań reklamowych oraz prezentowania treści marketingowych.

Pliki cookies inne niż niezbędne mogą być stosowane po uzyskaniu Państwa zgody, jeżeli zgoda jest wymagana przez obowiązujące przepisy.

Użytkownik może zmienić swoje decyzje dotyczące plików cookies oraz ustawienia swojej przeglądarki internetowej.

Ograniczenie lub wyłączenie niektórych plików cookies może wpłynąć na działanie wybranych funkcji sklepu internetowego.

13. Usługi i narzędzia zewnętrzne

Sklep internetowy może korzystać z usług podmiotów zewnętrznych zapewniających płatności, dostawę, hosting, obsługę techniczną oraz narzędzia analityczne lub marketingowe.

Jeżeli korzystanie z określonego narzędzia wymaga zgody użytkownika, dane są przetwarzane z wykorzystaniem tego narzędzia po uzyskaniu wymaganej zgody.

W przypadku korzystania z usług dostawców przetwarzających dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, przekazywanie danych odbywa się zgodnie z zasadami określonymi w RODO i przy zastosowaniu wymaganych prawem zabezpieczeń.

14. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, nieuprawnionym ujawnieniem, zmianą lub zniszczeniem.

Dostęp do danych jest ograniczony do osób i podmiotów, które potrzebują go w związku z wykonywanymi obowiązkami lub świadczonymi usługami.

Stosowane zabezpieczenia są dostosowywane do charakteru przetwarzanych danych oraz istniejących zagrożeń.

15. Linki do innych stron internetowych

Sklep internetowy może zawierać linki prowadzące do stron internetowych innych podmiotów.

Po przejściu na stronę zewnętrzną zasady przetwarzania danych określa administrator danej strony lub usługi.

Zachęcamy do zapoznania się z polityką prywatności podmiotu prowadzącego daną stronę internetową.

16. Zmiany Polityki Prywatności

Polityka Prywatności może być aktualizowana w przypadku zmiany sposobu działania sklepu, wykorzystywanych usług lub obowiązujących przepisów prawa.

Aktualna wersja Polityki Prywatności jest publikowana na stronie sklepu internetowego.

Obecna wersja Polityki Prywatności obowiązuje od 10.07.2026 r.